圖書館計算機管理系統(tǒng)應(yīng)用思考

摘 　要 　

現(xiàn)代化的圖書館管理集成系統(tǒng)的目的不僅僅是為了擺脫繁重的手工勞動 ,更重要的是從總體上認 識到圖書館管理集成系統(tǒng)是圖書館走向現(xiàn)代化的基礎(chǔ) 。本文就圖書館自動化中計算機管理集成系統(tǒng)在實際 中的應(yīng)用進行探討 。

隨著人類步入知識經(jīng)濟時代 , 圖書館作為最大的信息集散源 ,其現(xiàn)代化 、自動化水平對整個社會信息化起著巨大的推動作用 。自動化和現(xiàn)代化是新世紀圖書館事業(yè)發(fā)展的兩條根本出路 , 而確保這兩條 根本出路暢通無阻的基本條件就是計算機技術(shù)在圖 書館中的廣泛應(yīng)用 。計算機在圖書館中的應(yīng)用大體上可劃分為兩個 大的領(lǐng)域 :一是應(yīng)用于圖書館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理 ;二是對 外為讀者提供快捷 、方便的信息檢索 。圖書館計算 機管理系統(tǒng)的建立逐步對傳統(tǒng)圖書館管理方式進行全面改造 。圖書館計算機管理系統(tǒng)必須根據(jù)圖書館基本的業(yè)務(wù)活動和實際的需要來設(shè)計 , 而不是單獨 強調(diào)管理系統(tǒng)本身的先進性 ,否則有可能帶來的是 高投入與實際應(yīng)用的不對稱。必須考慮到一段時間內(nèi)與實際情況結(jié)合的應(yīng)用價值 ,此處的“一段時間 ” 本人認為以未來的 5 - 8 年的時間為合適 。計算機管理系統(tǒng)與實際結(jié)合為圖書館提供綜合全面服務(wù) , 這是建立圖書館計算機管理系統(tǒng)的基本原則 。分析與確定圖書館計算機管理系統(tǒng)的目標 , 是整個系統(tǒng)定義階段的基礎(chǔ)。計算機用來輔助圖書館業(yè)務(wù)工作管理是為了更好地提高圖書館的工作效率 和服務(wù)質(zhì)量 ,深化其服務(wù)層次與水平 。圖書館計算 機管理系統(tǒng)的功能目標是指在設(shè)計系統(tǒng)時應(yīng)達到的各種指標 ,以及系統(tǒng)運行后所能達到的效果與目的 。因此 ,一個設(shè)計合理 、功能完善 、運行可靠的圖書館計算機管理系統(tǒng) ,從目前的發(fā)展趨勢來看應(yīng)達到如 下具體目標 :

1 　替代與擴充

傳統(tǒng)圖書館全部手工業(yè)務(wù)管理工作的內(nèi)容替 代 ,是指圖書館的文獻收集 、整理加工以及服務(wù)等業(yè) 務(wù)工作 ,包括圖書采集 、登記 、編目 、書刊采購查重 、 期刊劃到和催缺、流通及連續(xù)出版物管理等實際工 作 、手工難以完成的工作 ,均能由計算機來實現(xiàn)自動 化管理與控制 。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館擺脫了傳統(tǒng)文獻 處理限制 ,在信息的采集 、加工 、組織 、服務(wù)等方面 , 通過網(wǎng)絡(luò)以新的方式建立輻射型的開放服務(wù)系統(tǒng) , 不僅為本地區(qū)讀者服務(wù) , 也為其他地區(qū)社會用戶服情報職能 、服務(wù)職能等 , 得以進一步的增強和深化 。 傳統(tǒng)圖書館以本館為主 ,服務(wù)范圍僅僅局限于圖書館這個特定的場所之內(nèi) 。而在信息化 、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的沖擊下 ,圖書館開始向開放性和社會化方向發(fā)展 ,實現(xiàn)在更大范圍內(nèi)資源共享 。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下 ,讀者 查閱 、檢索 、借閱文獻的范圍不再局限于本館 , 而是

包括了國內(nèi)外許多圖書館的文獻資源 , 這樣可以實 現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化信息資源共享 。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 下的圖書館才真正具有了資源共享的條件 。任何地 方的圖書館借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù) , 就可以打破地域和機構(gòu)限制 ,跨越時間和空間的限制 ,通過加入共享協(xié)議使自己的數(shù)字化資源成為龐大的數(shù)字圖書館 體系中的組成部分 ,不僅最大限度地為本館讀者提 供服務(wù) ,而且可同時為其他圖書館的讀者提供服務(wù) 。任何一個圖書館因受經(jīng)濟和信息量的制約 , 都不可 能收集齊全讀者所需的所有文獻信息 , 要想滿足讀 者的最大需求 ,應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的信息服務(wù)渠道 , 如館際互借 、文獻傳遞等 。

此外 ,在做好館內(nèi)服務(wù)的同時 ,通過圖書館網(wǎng)站 論壇 、留言本 ,及時與讀者交流 ,反饋讀者信息 ,改進 服務(wù)工作 ,建立全面的計算機管理系統(tǒng) ,運用網(wǎng)絡(luò)資 源 、館藏數(shù)據(jù)庫為讀者提供現(xiàn)代化的服務(wù) 。計算機 管理系統(tǒng)還可自動地進行各種圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作 、館藏文獻檢索工作等 ,也使圖書館工作效率得 到充分提高 。

2 　標準化

目前許多圖書館管理集成系統(tǒng)投入運行 , 但是 由于所選模式 、軟件語言和內(nèi)部數(shù)據(jù)的多樣化 ,從而 給圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外界信息網(wǎng)絡(luò)進行書目數(shù)據(jù)檢 索和交換帶來了障礙 。圖書館管理集成系統(tǒng)的功能應(yīng)起到規(guī)范圖書館業(yè)務(wù)的作用 : 數(shù)據(jù)的傳入 、錄入 、 輸出等應(yīng)標準化 ;對書刊數(shù)據(jù)應(yīng)規(guī)范控制 ,如人名規(guī) 范控制 、主題詞規(guī)范控制 。系統(tǒng)應(yīng)按標準的業(yè)務(wù)工 作流程設(shè)計 ,其應(yīng)用軟件能使各項圖書館業(yè)務(wù)工作 達到標準化和規(guī)范化。總之 , 要使圖書館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò) 為外界信息網(wǎng)絡(luò)提供資源共享 , 首先必須在系統(tǒng)設(shè) 計中考慮標準化和規(guī)范化 , 主要包括書目信息描述 的標準化 、書目信息檢索標準化和書目信息交換的 標準化 在圖書館計算機管理系統(tǒng)中 , 其管理對象 ———

文獻數(shù)據(jù)是獨立于應(yīng)用軟件之外 , 而需單獨存貯利 用的 。實際上 ,在圖書館各項業(yè)務(wù)管理中 ,總是需要 重復(fù)匯總處理單一的 、大量的能夠揭示與反映文獻 內(nèi)容與形成特征的文獻數(shù)據(jù)信息 。如一篇文獻或一 本圖書的題名與責任者項 ,在采訪業(yè)務(wù)的選購卡中 , 在登記業(yè)務(wù)的財產(chǎn)帳上 , 在編目業(yè)務(wù)所著錄的各種 款目里都需要進行反映 。這種同一文獻數(shù)據(jù)信息在圖書館不同業(yè)務(wù)管理部門之間重復(fù)處理的現(xiàn)象 , 是 造成傳統(tǒng)圖書館管理效率低下的一個重要原因 。而采用計算機進行圖書館業(yè)務(wù)工作的控制與管理 , 可 以避免上述情況 ,從而達到文件數(shù)據(jù)一次輸入 、多次 輸出的目的 ,使文獻數(shù)據(jù)在圖書館各個業(yè)務(wù)部門之 間充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 。數(shù)據(jù)共享要求在圖書館計算 機管理系統(tǒng)中所存貯的各文獻數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)要合 理 、統(tǒng)一和標準 ,要求各個記錄所列文獻數(shù)據(jù)的屬性多 、冗余度小 、獨立性強 、共享性高 。這樣 ,系統(tǒng)就不 可避免地要求所錄入存貯的文獻數(shù)據(jù)信息詳盡 、準確 。另一方面 ,觀察文獻的利用狀況 ,我們不難發(fā)現(xiàn) 其新陳代謝有急有緩 , 各學(xué)科文獻老化的程度與速 度參差不齊 ,因此 ,圖書館計算機管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫 里的文獻數(shù)據(jù)是動態(tài)的組合 。為減少系統(tǒng)中不斷增 加的冗余文獻信息 ,保證系統(tǒng)文獻數(shù)據(jù)的準確安全 , 使系統(tǒng)文獻數(shù)據(jù)的管理與利用更為迅速方便 , 系統(tǒng) 必須具備對文獻信息進行追加 、修改 、顯示 、查詢及 刪除等維護更新的輔助處理能力 。在這種情況下 , 圖書館的工作和服務(wù)方式將產(chǎn)生根本性的變化 ?？?之 ,圖書館管理集成系統(tǒng)要做到通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)聯(lián)機 采購 、聯(lián)機編目 、聯(lián)機檢索 、聯(lián)機館際互借等高層次 的資源共享 。

4 　系統(tǒng)程序模塊的功能單一 , 并具有 較高的通用性

設(shè)計圖書館計算機管理系統(tǒng)時應(yīng)將圖書館各項 業(yè)務(wù)管理流程作為一個有機的整體來考慮 , 并依據(jù) 圖書館對文獻處理的業(yè)務(wù)工作流程來建立整個系統(tǒng)的層次關(guān)系 。同時考慮到由于需求變化而產(chǎn)生系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)運行時的修改變動 , 圖書館計算機管理 系統(tǒng)中各主要功能的設(shè)計應(yīng)采用模塊化的方法 , 每 一模塊實現(xiàn)某一特定的功能 ,每個模塊必須滿足單 一入口和單一出口的要求 ,系統(tǒng)的全部應(yīng)用軟件程的功能單一 ,其間的邏輯關(guān)系分明 ,使整個系統(tǒng)應(yīng)用

軟件的程序模塊功能便于擴充 、修改 、裁剪和移植 。 在系統(tǒng)應(yīng)用軟件程序模塊功能單一的基礎(chǔ)上 , 還需注意提高其通用性 ,使系統(tǒng)中相同的處理功能 均由同一模塊實現(xiàn) ,以節(jié)約有效的存貯空間 ,提高系 統(tǒng)運行的效率 ,決不能因為系統(tǒng)縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)的隸屬關(guān)系不同而對一些相同的功能進行重復(fù)設(shè)計 。

5 　非過程化程度高

系統(tǒng)的非過程化的程度越低 , 系統(tǒng)軟件程序設(shè) 計的功能就愈容易實現(xiàn) ,而系統(tǒng)用戶掌握與學(xué)習(xí)使 用就愈加困難 。由于圖書館計算機管理系統(tǒng)的用戶多是非計算機專業(yè)人員 ,因此要求系統(tǒng)的非過程化 程度要高 。同時 ,為確保系統(tǒng)的功能不至于因系統(tǒng) 非過程化程度的提高而有所減弱 , 系統(tǒng)必須提供諸 如醒目的文獻數(shù)據(jù)信息的輸入輸出格式 、標準化的 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)字段 、快速準確的查詢統(tǒng)計 、自動生成索引文件及數(shù)據(jù)文件備份等輔助處理功能 , 以及系統(tǒng)對 容易引起用戶誤操作的處理過程設(shè)置的提高與保護 功能 ,從而使圖書館計算機管理系統(tǒng)的用戶易于學(xué) 習(xí)和掌握 ,達到操作簡單 、使用靈活的目的 。

6 　建立 O PAC系統(tǒng)

在圖書館實現(xiàn)自動化后 , 讓讀者擁有最快最方 便的檢索手段 、最易用的用戶界面 ———靈活實用的 O PAC (聯(lián)機公共檢索目錄 )系統(tǒng) 。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展 , 使圖書館擺脫了傳統(tǒng)的服務(wù)方式 , 走向新一代的圖 書館 ———“電子圖書館 ”、“虛擬圖書館 ”、“網(wǎng)絡(luò)圖書 館 ”。采用 O PAC (聯(lián)機公共檢索目錄 ) 系統(tǒng)之后 ,不 僅使查詢過程顯得快捷方便 ,能及時知曉該書的館

到極大延伸 。

另外 ,讀者將不受地點限制 ,上網(wǎng)就可訪問和使 用世界各國的圖書館 。因此 , 圖書館管理集成系統(tǒng) 必須建立 W eb界面的 O PAC系統(tǒng) 。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展 , 圖書管理系統(tǒng)達到 論述的要求不存在技術(shù)問題 ,就一個系統(tǒng)的開發(fā)團 隊來說 ,開發(fā)出一個獨立先進的系統(tǒng)并不困難 ,但系 統(tǒng)的先進性基本上是與投入成正比 , 圖書館購買使 用系統(tǒng)的成本也就越高 , 所以開發(fā)者應(yīng)對系統(tǒng)進行 靈活性設(shè)計 ,即能夠根據(jù)圖書館的實際情況靈活更 改 ,增加模塊 。圖書館根據(jù)本館的實際情況 ,從系統(tǒng) 的性能 ,費用等方面 , 選擇合適自己的系統(tǒng) , 使計算 機管理系統(tǒng)因地制宜地在圖書館發(fā)展中充分地發(fā)揮 作用 。

參考文獻

1　張利 ,吳慰慈. 再論 21 世紀圖書館讀者服務(wù)的發(fā)展趨勢

[ J ]. 圖書館學(xué)、信息科學(xué)、資料工作 , 2000 ( 7 ) : 150 - 154

2 　賀風(fēng)蘭. 圖書館流通服務(wù)工作的再認識 [ J ]. 津圖學(xué)刊 ,

2003 ( 4 ) : 52 - 53

3　宛文紅. 數(shù)字圖書館信息服務(wù)模式探討 [ J ]. 情報資料工 作 , 2002 ( 4 ) : 39

4　林嘉. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館聯(lián)盟建設(shè)的思考 [ J ]. 中國圖書 館學(xué)報 , 2003 ( 2 ) : 32 - 34 , 44

5　李鋼.  略論圖書館計算機管理系統(tǒng) [ J ].  浙江樹人大學(xué) 學(xué)報 , 2002 ( 3 )

更多計算機與外設(shè)信息請關(guān)注：21ic計算機與外設(shè)頻道