淺談ERP在商業(yè)信息化中的應用

引言

ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）是建立在信息技術基礎上的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是一個技術型信息系統(tǒng),也是一個包含了多種先進管理思想的社會型信息系統(tǒng)，強調的是管理的先進性、及時性、安全性、可靠性。ERP從概念提出到普及，可謂經歷了風風雨雨。在長達20年的發(fā)展過程中,ERP走過了由概念向成熟，由粗放型到精簡型的歷程。ERP在商業(yè)信息管理系統(tǒng)中的價值日漸突顯。ERP針對商業(yè)信息化有一套功能完善的百貨零售業(yè)信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)適應于大型百貨商店、購物中心、百貨加超市等業(yè)態(tài)的信息管理。ERP系統(tǒng)涉及到商場的進、銷、調、存、結算等多項業(yè)務環(huán)節(jié)，可以全方位地監(jiān)控、管理商場的商務活動。

1商業(yè)ERP項目的選型思路

1.1ERP項目選型

是否應用于百貨零售行業(yè)，對于選擇適用且成熟的ERP軟件非常重要。ERP軟件選擇要考慮ERP軟件供應商的商業(yè)技術實力，同時要進行細致的考察調研和學習。慎重選擇ERP軟件。不同的軟件供應商的產品各有所長，有的在財務方面功能突出，有的在供應鏈管理方面有優(yōu)勢，也有的在供銷鏈管理或在生產制造方面功能強大。即使是在生產制造方面,不同的ERP軟件產品往往也著重支持某幾種生產類型。而只有適合自己的軟件，才是最好的軟件。為了適應客戶需求和業(yè)務環(huán)境的迅速變化，不僅要求企業(yè)產品生產具有靈活性，而且也要求企業(yè)業(yè)務結構和業(yè)務過程具有良好的柔性。為適應這種動態(tài)性和復雜性，作為企業(yè)管理平臺的企業(yè)資源計劃ERP系統(tǒng)，需要針對不同的管理模式與管理流程，實現功能可裁剪、系統(tǒng)可配置以及流程可重構。因此，一般要求應用系統(tǒng)具有快速可重構性，能動態(tài)調整其結構和行為，以支持這種持續(xù)進行的企業(yè)管理創(chuàng)新與流程的重組優(yōu)化。

1.2ERP的核心管理思想

對整個商業(yè)生產管理供應鏈的組織、控制、指揮、決策的有效管理，主要體現在兩個方面：一是對整個商業(yè)信息化生產供應鏈資源進行管理；二是精益生產和制造敏捷的思想精髓。商業(yè)信息化ERP系統(tǒng)實施的核心是以商場的進、銷、調、存、結算等多項業(yè)務環(huán)節(jié)為基礎，以信息流為主線，全方位覆蓋企業(yè)產、供、銷、人、財、物各項資源和各項生產經營活動，全過程進行信息管理，通過實施ERP要能實現物流、信息流、資金流等“三流”的統(tǒng)一。

ERP的管理思想體現在企業(yè)日常的工作流程處理和實施過程中，因此，業(yè)務流程再造就是將ERP管理思想融入到系統(tǒng)各功能模塊中。企業(yè)實施ERP必須進行業(yè)務流程重組。首先ERP是對企業(yè)物流與資金流進行一體化管理和集成化運行的計算機管理軟件系統(tǒng)，它的應用涉及企業(yè)財務管理部門、業(yè)務管理部門、銷售部門、生產部門以及人力資源管理部門等,因此，它強調系統(tǒng)運行的整體集成性、數據共享與數據一致性控制機制。ERP系統(tǒng)可以組成不同的業(yè)務處理流程，以適應不同行業(yè)業(yè)務處理模式上的變化。企業(yè)準備實施ERP系統(tǒng)，也就意味著企業(yè)至少要走上集成應用模式。為了保證企業(yè)ERP系統(tǒng)實施后能取得預期的效果，就必須對企業(yè)手工業(yè)務流程進行重新設計。

2ERP系統(tǒng)的商業(yè)管理和應用實施

在ERP實施的適當階段，要分批次、分層次對各級員工進行培訓。對于中高層領導，要側重于ERP的理念、原理、管理思想及運用ERP平臺提高分析與決策能力的培訓；而對于業(yè)務骨干及一線員工，主要要側重于ERP操作技能的培訓。同時要積極營造ERP文化氛圍。實施ERP項目是一個否定的過程，也是一個創(chuàng)新的過程，而改變傳統(tǒng)的管理思想和習慣的操作方式，又是一個很不習慣的過程，所以，公司通過創(chuàng)建學習型企業(yè)，要學習最新管理理論，轉變思想、轉變觀念,將培訓貫穿始終。

一般情況下，商業(yè)ERP系統(tǒng)通常涵蓋以下幾個方面：

系統(tǒng)管理:對系統(tǒng)運行的相關基礎數據設置進行管理；

合同管理：對合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止等環(huán)節(jié)進行全過程管理，同時對訂貨單進行管理；

物價管理：對商品的定價、調價業(yè)務進行管理，并及時反饋商品價格的變動趨勢；

進貨管理：管理整個商場的商品入庫業(yè)務及退貨業(yè)務；

庫存管理：負責柜臺、倉庫商品的配貨、調撥、轉庫等工作，通過盤點管理、損溢管理來調整商品庫存，監(jiān)控各部門商品庫存的變化情況；

銷售管理：及時跟蹤商場不同時期不同部門的銷售活動；

結算管理：主要是建立商場與供貨商的密切聯系，核算雙方各種經濟往來款項，根據合同對結算信息進行確認；

銷售終端系統(tǒng)：主要處理收款臺大量的收款工作，是整個系統(tǒng)的數據采集端口后臺銷售及庫存信息變化情況都與該系統(tǒng)密切相關。每天的銷售工作完成后，必須在“系統(tǒng)管理”中進行日處理，以完成每天經營工作的匯總，生成營業(yè)庫存數據。日處理后，在“銷售管理”中可查閱各類銷售數據，庫存情況將全部反映在“庫存管理”中。

憑證處理：這是業(yè)務系統(tǒng)數據轉入財務系統(tǒng)的信息匯集點，系統(tǒng)可及時收集進、銷、存環(huán)節(jié)的相關業(yè)務數據，根據業(yè)務數據分類,制作對應的會計憑證，并轉入財務核算系統(tǒng)。

3商業(yè)公司的ERP項目實施經驗

根據以往商業(yè)公司實施ERP項目的具體情況，這里給出某商業(yè)公司實施ERP項目的幾點經驗：

第一，要重視對ERP項目的領導。總經理要親自掛帥項目領導小組，副總經理親自掛帥項目實施小組，為項目順利實施和有效協(xié)調提供組織保證。

第二，廣大員工對企業(yè)上ERP項目的認識要統(tǒng)一并報以期待。廣大干部員工要仔細研討和培訓，對全部庫存物資進行詳細盤點，對客戶和供應商的往來賬目要全部進行核對,核實暫估物資和賒銷物資，同時完成所有必須錄入的數據。

第三，組建實施小組，快速推進ERP項目的實施。實施小組要負責制定實施計劃，并指導、檢查計劃的落實,同時要制定各項流程的管理規(guī)定；此外，還要負責各項操作培訓、數據的審核和錄入，與軟件公司有效溝通和合作，及時協(xié)調、解決實施過程中出現的各種疑難問題。

第四，做好培訓是ERP系統(tǒng)有效運用的關鍵。在ERP實施過程中，應從三個層面進行培訓：一是對實施小組成員進行業(yè)務流程的培訓，以支持項目的實施和今后系統(tǒng)的維護；二是對終端人員的系統(tǒng)操作培訓；三是對公司領導層的培訓。持續(xù)培訓可以提高全體員工的操作技能。

第五，科學的實施方法是ERP項目順利推進的重要因素。公司在實施過程中，要建立順暢的溝通渠道和議事方式。在每個模塊上線前，都要制定實施方案。實施小組要根據實施方案制定實施計劃。在項目實施的關鍵時刻，則及時召開ERP工作例會，安排、協(xié)調和現場解決各項問題。最好制定REP工作考核獎懲制度，獎罰分明，保證ERP項目的順利實施。

4結語

總體來看，實施ERP,可以推進商業(yè)物資供應管理體制改革，發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，規(guī)范業(yè)務流程，強化監(jiān)管，優(yōu)化庫存,降低成本，特別是物資采購管理與需求、財務、檢維修等方面的企業(yè)供應鏈銜接，都可以發(fā)揮過去長期未能達到的效果。實施ERP的企業(yè)，應當按照確定的ERP已涵蓋的功能來使用，ERP未涵蓋的功能，根據可與原系統(tǒng)集成的原則，按照審定的ERP實施方案，推進供應管理體制改革,調整優(yōu)化業(yè)務流程,確保按進度要求順利上線。

事實證明，商業(yè)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)生產經營管理的核 心系統(tǒng)，包括前臺收銀系統(tǒng)和后臺合同管理、物價管理、進 貨管理、庫存管理、銷售管理、結算管理、計劃管理、促銷 管理等子系統(tǒng)。引進ERP系統(tǒng)能有效地管理商業(yè)銷售過程中 的各個業(yè)務流程，實現供應鏈管理(SCM)、進銷存管理，并 可以進行商業(yè)智能分析，因而是企業(yè)經營管理過程中的一個 強有力的系統(tǒng)平臺。

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