如何善用職場“第二身份證”
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名片是職場人士的“第二身份證”,使用已經(jīng)非常普及。它不僅是自己身份的介紹,更是自己的臉面、形象。名片總的要求是“整潔、有序、明了”。對于職務(wù),不應(yīng)該羅列過多、本末倒置,樣式、顏色設(shè)置上不應(yīng)該過分夸張。個人照片、企業(yè)宣傳口號、廣告詞是不適合印在名片上的。
1.發(fā)送名片的時機
隨身所帶的名片,最好放在專用的名片包、名片夾里,也可以放在上衣口袋里。千萬不要放到褲袋、裙兜、提包、錢夾里,那樣做既不正式,又顯得雜亂無章。自己的公文包、辦公桌抽屜里,也要備有名片,以便隨時使用。要適時地發(fā)送名片,讓對方接受并收到最好的效果,就要注意:除非對方要求,不然就不要在年長的主管面前主動出示名片。
不要在一群陌生人中到處散發(fā)自己的名片,這會讓人誤會為你想推銷什么東西,反而不受重視。在商務(wù)社交活動中尤其要有選擇地提供名片,別人才不會以為你在替公司做廣告。出席重大的社交活動,一定要記住帶名片。
如果總是跟人家說“不好意思,我的名片剛用完”,這是很牽強的理由。沒有名片也可說是第一步就失敗了。對方會認為你根本不重視他或者是你的職業(yè)、身份不值得擁有自己的名片。
要知道,不管是參加私人還是或商務(wù)餐宴,都不要在用餐時發(fā)送名片,因為這時候只適合從事社交而非商業(yè)性的活動。而且一定要注意名片的干凈和完整。發(fā)一張臟或損的名片,還不如不送。
要把它們整齊地放在名片夾、盒或口袋里,以免毀損。發(fā)送名片可以在剛見面或告別時,但如果自己即將發(fā)表意見,在說話之前發(fā)名片給周圍的人,可以幫助他們認識你。
交換名片的時候如果名片用完,也可以在干凈的紙上寫下個人資料。使用名片最重要的是知道如何建立及展現(xiàn)個人風(fēng)格。在名片空白處或背面寫下個人資料,將使名片更為“個人化”,例如:送花答謝宴會的主人時,可以在名片上寫“謝謝您安排的豐盛晚餐,這真是個愉快的夜晚”等意思的簡短文字,然后簽上名。
送東西給別人,在名片后加上親筆寫的“希望你喜歡它”。介紹朋友互相認識時,在名片后可寫上朋友的簡歷,以幫助相互了解。在參加交際應(yīng)酬之前,要像準備修飾化妝一樣,提前準備好名片,并進行必要的檢查。
2.怎樣遞接名片
在取出名片準備發(fā)送給別人時,要雙手輕托名片至齊胸的高度并將正面朝向?qū)Ψ?,以方便別人接收時閱讀。如果人多而自己左手正拿著一疊名片,也應(yīng)該用右手輕托,左手給以輔助,一張張地發(fā)給每個人,不要像發(fā)撲克牌一樣隨便亂丟。
雙手接過他人的名片看過之后(邊看邊讀出聲音來,效果也不錯),然后精心放入自己的名片夾或上衣口袋里,也可以看后先放在桌子上,但不要隨手亂丟或在上面壓上杯子、文件夾等東西,那是很失禮的表現(xiàn)。另外,如果對方名字比較復(fù)雜或有不能確認的發(fā)音,最好能禮貌地向?qū)Ψ秸埥獭o論如何總比下次見面時讀錯字,讓對方板著臉強很多。
3.西方的名片禮儀
西方人在使用名片時通常寫有幾個法文單詞的首字母,它們分別代表不同的含義:
n.b.表示:“提請注意”。提醒對方注意名片上的附言。
p.f.表示:“祝賀”。用于節(jié)日或其他固定紀念日。
p.f.n.a. 表示:“賀年”。
p.r.表示:“感謝”。在收到禮物、祝賀信或受到款待后表示感謝。
p.p.表示:“介紹”。常用來把一個朋友介紹給另一個人。
p.p.c.表示:“辭行”。在分手時用。
p.c.表示:“謹唁”。在重要人物逝世時,表示慰問。
按照西方禮儀,遞送名片應(yīng)注意到:
一個男子去訪問一個家庭時,如果想送名片,要分別給男、女主人各一張,再給這個家庭中超過18歲的女性一張,但決不在同一個地方留下三張以上名片。一個女子去別人家作客,如果想送名片,應(yīng)給這個家庭中超過18歲的婦女每人一張,但不要給男子名片。
如果拜訪人事先沒有約定,也不想受到會見,只想表示一下敬意,可以把名片遞給任何來開門的人,請他轉(zhuǎn)交主人。如果主人親自開門并邀請進去,也只應(yīng)稍坐片刻。將名片放在桌上,不可以直接遞到女主人手里。