當(dāng)今，隨著RFID技術(shù)的快速發(fā)展，RFID技術(shù)的應(yīng)用場景變得更加廣泛了。其中，RFID技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮了十分重要的作用。它讓檔案管理變得更加的智能化、安全化和規(guī)范化了。
檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，通過不斷完善檔案管理機制，發(fā)揮檔案管理作為無形資產(chǎn)在企業(yè)管理的關(guān)鍵性作用。作為構(gòu)建“物聯(lián)網(wǎng)” 的關(guān)鍵核心技術(shù)之一，RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了助推作用。
檔案管理應(yīng)用RFID技術(shù)的優(yōu)點
1.快速、準(zhǔn)確定位：在移動點檢設(shè)備上存儲有整個檔案室的地理分布圖，將會對所查檔案做出地理定位指示，實現(xiàn)快速查找及歸檔操作。
2.輕松盤點：使用RFID點檢設(shè)備可以快速的完成檔案的盤點、查錯、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時可以提高檔案管理工作效率、降低外借歸檔時的差錯率。
3.檔案信息準(zhǔn)確記錄：檔案經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時間等均為系統(tǒng)自動登記完成的，防止手工差錯的同時保證檔案管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并可提供檔案狀態(tài)的實時查詢、報表打印。
4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應(yīng)用RFID技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，自動化，增加工作效率的同時減少檔案管理員的勞動強度，幫助館員實現(xiàn)自動化的批量檔案借出，歸檔登記工作
5.檔案RFID標(biāo)簽存儲信息更改自如：電子標(biāo)簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲信息更改自如，為檔案屬性等信息管理提供方便。
6.安全保障：檔案管理人員要通過身份驗證登陸RFID檔案管理系統(tǒng)后，才可對檔案進行借出，歸檔的操作，對于檔案的非法外帶，系統(tǒng)將報警提示。標(biāo)簽信息亦可加密。
一般文檔常見的應(yīng)用智能文件柜功能
文件的定位與指引：通過內(nèi)置的RFID讀寫器和天線實時感應(yīng)貼有RFID電子標(biāo)簽的檔案文件位置;
權(quán)限管理：柜體裝有電控鎖，通過RFID卡或指紋、密碼等進行開門權(quán)限管理;
實時監(jiān)控：當(dāng)發(fā)生錯誤存取檔案文件時，系統(tǒng)均會發(fā)出語音提示和指示燈報警;
智能文件柜主要應(yīng)用在金融行業(yè)：銀行重要抵押文件管理、銀行重要憑證印鑒卡管理、證券重要文件管理;政府單位：安全部門檔案管理、公安政法檔案管理等;其他行業(yè)：汽車合格證管理、企業(yè)保密檔案管理、企業(yè)重要合同協(xié)議文件管理等。
RFID技術(shù)實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化，快速對檔案進行采集，例如檔案日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)。RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化管控，實現(xiàn)了高效率的工作流程。RFID技術(shù)提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管控效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動成本，為檔案管理提供了更為便捷有效的管理模式。
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