職場(chǎng)：有效管理“時(shí)間碎片”

越來越多的職場(chǎng)人發(fā)現(xiàn)，工作時(shí)間變得零碎起來：查看郵件時(shí)不由自主地上網(wǎng)“沖浪”;碰上個(gè)“極品”客戶難以遏制發(fā)微博的沖動(dòng);正想打業(yè)務(wù)電話人事部門卻讓填表格;好不容易排除干擾想工作了，卻又不得不去修理“罷工”的打印機(jī)……

“時(shí)間碎片”

自己制造出來的

李忻然準(zhǔn)備在上午趕完一份報(bào)表，并打幾個(gè)電話核查一下數(shù)據(jù)。她正按著號(hào)碼，“嘀嘀……”QQ上中學(xué)同學(xué)陳杰的頭像閃了起來，說是商量下周同學(xué)聚會(huì)的相關(guān)事宜。于是，兩人在QQ上你來我往，一會(huì)是笑臉，一會(huì)是鮮花，本來一個(gè)電話就能解決的事，再Q(mào)Qshang卻聊了半天還沒過癮，不知不覺竟然快到午飯時(shí)間了。

看著桌面上沒有完成的報(bào)表，李忻然直犯嘀咕：怎么回個(gè)信息，就耽擱了一個(gè)上午?

為了接收客戶的模板，張亮一早就上了QQ，可幾百兆一時(shí)半會(huì)兒也下不完，于是就順便瀏覽新聞;可瀏覽網(wǎng)頁不免影響下載速度，模板傳了幾個(gè)小時(shí)，傳來之后又因?yàn)楦袷絾栴}不得不下載軟件，再加上午飯時(shí)間，到真正打開模板已經(jīng)過了5小時(shí)。后來跟客戶溝通后才知道，兩家的辦公樓只差500米，直接取樣絕對(duì)快多了。

何麗是一個(gè)“微博控”，碰上什么新鮮事，總是忍不住拿出手機(jī)發(fā)微博。剛開始，她還為創(chuàng)意工作中這種難得的頭腦休息感到振奮，甚至覺得勤發(fā)微博給了不少靈感。但她很快就發(fā)現(xiàn)：“微博本來是利用碎片時(shí)間，現(xiàn)在則是在制造時(shí)間碎片。”

工作中，無論你多么謹(jǐn)慎地安排工作，總會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的“時(shí)間碎片”：乘坐的公交車晚點(diǎn)你只好耐心等待;開會(huì)時(shí)有些同事遲到你又得等著;正處理郵件突然遭遇網(wǎng)絡(luò)掉線你還得等……

管理“時(shí)間碎片”的

有效幾招

作為時(shí)間管理專家，某檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)高級(jí)協(xié)調(diào)員沈敏吉表示：“目前，大多數(shù)白領(lǐng)工作環(huán)境相對(duì)寬松，可以自由上網(wǎng)、聊天，時(shí)不時(shí)彈出的QQ、MSN消息，很容易打亂工作節(jié)奏，很少能長(zhǎng)時(shí)間集中注意力，導(dǎo)致工作效率低下。”

所以，在web2.0工具泛濫的今天，杜絕“碎片時(shí)間”是找回工作效率的首要辦法。

沈敏吉建議：職場(chǎng)人可以從以下幾點(diǎn)開始做起。首先，上班時(shí)間盡量不開QQ、MSN。其次，每天上班的前一兩個(gè)小時(shí)是精力最集中時(shí)段，保證用這段時(shí)間去處理最重要的工作。再次，一個(gè)問題如果用QQ、MSN三句話無法解釋清楚，就直接用電話溝通。最后，兩分鐘內(nèi)無法完成的臨時(shí)任務(wù)，如果不是緊急就延后，先解決當(dāng)務(wù)之急。

而張亮則從技術(shù)上給琢磨出了杜絕“碎片時(shí)間”的方法：

首先，管理QQ、MSN等聊天工具，屏蔽無關(guān)的QQ群消息，公司內(nèi)部溝通時(shí)盡量采用RTX，同時(shí)在任務(wù)欄中隱藏相關(guān)圖標(biāo)。

其次，堅(jiān)持用手機(jī)看微博，時(shí)間固定在上班前、下班后或午休時(shí)間。

再次，可以用Google reader訂閱源，訂閱感興趣的資訊，省得隨意上網(wǎng)瀏覽。這些信息了利用午飯后的半小時(shí)快速瀏覽，對(duì)于重要的文章進(jìn)行標(biāo)記，或者存在IE收藏夾的臨時(shí)文件夾，等空閑時(shí)段再閱讀。

最后，工作或私人郵件用Formail、live-mail等工具架設(shè)，設(shè)置為5分鐘自動(dòng)收取一次，有新郵件時(shí)給出提示，避免登錄幾個(gè)郵箱網(wǎng)站查看浪費(fèi)時(shí)間。

既然無法避免

不妨主動(dòng)利用

無論如何規(guī)劃，總有一些“碎片時(shí)間”無法避免。沈敏吉建議，既然無法避免，不妨主動(dòng)利用。“碎片時(shí)間”最適合用來處理瑣碎事務(wù)，每天可以事先在記事本或手機(jī)上做記錄，記下需要打的非重要電話、購買的小物品、查詢的相關(guān)資料等，并按完成時(shí)間進(jìn)行分類。之后一旦碰上“碎片時(shí)間”，那么只需要拿出這個(gè)記錄直接照作就行。

李忻然也有自己的小竅門：她常常會(huì)預(yù)估碎片發(fā)生的情況，如果是經(jīng)常遇上的“碎片時(shí)間”，那么她會(huì)安排同時(shí)做兩件事。比如，她要打電話核實(shí)數(shù)據(jù)，這肯定需要頻繁地進(jìn)行來回溝通，在幾段等待對(duì)方回復(fù)電話的時(shí)間里，就抽空去做一部分報(bào)表，或者分類整理一些單據(jù)。何麗的方法使是盡量集中辦事，比如她這一天既要開會(huì)又要拜訪幾位客戶，那么她會(huì)是把拜訪客戶安排在一起，完成后再開會(huì)。

沈敏吉指出，其實(shí)無論什么方法和竅門，關(guān)鍵是樹立起利用“碎片時(shí)間”的意識(shí)。某種程度上，時(shí)間被碎片化是現(xiàn)代社會(huì)一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。對(duì)職場(chǎng)人而言，誰能利用好“碎片時(shí)間”，誰就能在工作中脫穎而出。

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