想得到一些關(guān)于專業(yè)人士如何出行的技巧?問問企業(yè)差旅經(jīng)理就知道了!
他們每年要花出去數(shù)以十億計的差旅費(fèi)，同時他們還幫助企業(yè)制定差旅政策，這些政策會對數(shù)百萬人搭乘飛機(jī)的方式產(chǎn)生決定性影響。前不久一年一度的全球商務(wù)旅行協(xié)會(Global Business Travel Association，簡稱“GBTA”)大會在波士頓拉開帷幕，筆者在會上收集了企業(yè)差旅經(jīng)理傳授的最佳技巧和最給力的秘訣。下文為可提高你出行質(zhì)量的10個方法：
1. 你的出行可以幫你所在的公司贏得常旅客積分。
依據(jù)你的飛行里程或是出行花費(fèi)，你所在的公司可借助你的頻繁出行獲得航空公司的獎勵。聯(lián)合航空公司(United Airlines)的該類獎勵計劃名為“PerksPlus”，美國航空公司(American Airlines)的計劃名為“Business ExtrAA”，達(dá)美航空公司(Delta Air Lines)則設(shè)置了“SkyBonus”計劃。有些企業(yè)會利用這些積分為員工獲取免費(fèi)機(jī)票。有些差旅經(jīng)理會利用這些積分來獲取可以送給同事的升級服務(wù)，另一些則利用積分來支付差旅部的費(fèi)用。
大企業(yè)會與航空公司、連鎖酒店和租車公司商議一個折扣，這些公司都希望能被企業(yè)指定為“優(yōu)先提供商”，這樣一來它們就會獲得大量訂單。為了獲得這種指定，這些服務(wù)提供商會給企業(yè)提供額外優(yōu)惠。差旅管理公司Gant Travel Management的副總裁鮑勃·史密斯(Bob Smyth)說，“除了折扣之外企業(yè)還會獲得其他優(yōu)惠。”
2. 購買假期機(jī)票最便宜的時機(jī)是……
……8月底9月初和12月底1月初。醫(yī)療設(shè)備公司Align Technology的差旅經(jīng)理喬莉·古拉特(Jolee Goularte)稱，在這兩個時期，消費(fèi)者已經(jīng)被旅行折騰得筋疲力盡，訂票會急劇減少。此外，商務(wù)旅行購票也會在這兩段時期、特別是在圣誕節(jié)和新年期間幾近停滯。古拉特說，“如此一來所有東西都打折了。”
3. 加入每一個酒店忠誠計劃都物有所值。
只要成為普通會員，你就能偶爾享受到客房升級、延遲退房、獲準(zhǔn)進(jìn)入提供點(diǎn)心和飲料的休息廳、免費(fèi)無線上網(wǎng)、免費(fèi)早餐甚至是附加的洗衣服務(wù)(每天一兩件衣服)。各酒店的優(yōu)惠各有不同。
在去夏威夷度假的前一周，圣地亞哥醫(yī)療服務(wù)公司Alere Inc.的差旅經(jīng)理瑪麗·莫迪卡(Mary Motycka)加入了希爾頓酒店(Hilton)的忠誠計劃。后來，她在入住時提出升級客房并獲得同意。(她并未提及她的企業(yè)差旅經(jīng)理身份。)
莫迪卡說，“我付的是最便宜客房的錢，他們?yōu)槲野逊块g升級到了轉(zhuǎn)角套房。你所要做的就是網(wǎng)上注冊而已。”
4. 在智能手機(jī)中記下緊急聯(lián)絡(luò)號碼并安裝旅行應(yīng)用程序。
在手機(jī)中記下用車服務(wù)公司的電話(以防到時車子沒來)、機(jī)場航站樓附近酒店的電話(以防錯過轉(zhuǎn)機(jī)而受困)以及航空公司的電話，這能夠幫助你節(jié)省時間和扭轉(zhuǎn)局勢。有時候這還可以幫助你提高辦事速度，比如說當(dāng)你需要搶訂航班上最后一個座位或者是酒店的最后一間客房時。
新澤西州韋恩市(Wayne)醫(yī)療技術(shù)公司Maquet Cardiovascular的安娜·梅森(Anna Mason)指出，她的公司要求員工自己支付酒店的放空費(fèi)用，因此擁有酒店的退訂電話就至關(guān)重要。她說，“你應(yīng)該把這些信息存在你的手機(jī)中而不是記在隨身攜帶的紙上，因?yàn)槟菢涌赡軙也坏降摹?rdquo;
總部位于辛辛那提的寶潔公司(Procter & Gamble Co.)的副總監(jiān)理查德·高梅茲(Richard Gomez)稱，在手機(jī)上安裝你預(yù)訂的航空公司或旅行社的最新應(yīng)用程序可以讓你獲得關(guān)于航班延誤、登機(jī)門變更、升級或是遺失行李追蹤的最新信息。
5. 和善對待登機(jī)門的檢票員。
加州雷德伍德城(Redwood City)數(shù)據(jù)集成軟件公司Informatica的企業(yè)差旅經(jīng)理茱迪·艾瑪(Judy Emma)說，“他們確實(shí)手握控制權(quán)。”
和善對待檢票員會讓你得到回報，比如獲得更好的座位或者是當(dāng)航班超額預(yù)訂時拿到登機(jī)牌。當(dāng)航班即將起飛時，所有控制權(quán)便都轉(zhuǎn)移到了登機(jī)門檢票員的手中，這時打電話給你的企業(yè)差旅經(jīng)理或是撥打航空公司的訂票電話可都幫不了你了。
6. 即使你并不具備資格，差旅經(jīng)理也可幫你獲得精英會員資格或是免費(fèi)升級。
企業(yè)可和航空公司協(xié)商使一批員工成為金卡、銀卡或鉑金卡級別的會員，從而使他們可以優(yōu)先安檢、登機(jī)、就座和升級客艙。這同樣適用于酒店和租車公司。
現(xiàn)在有一種做法是，企業(yè)與航空公司商議免除其出差人員的行李托運(yùn)費(fèi)，航空公司只需為企業(yè)所有出行人員授予最低一級的精英會員資格便可。
7. 通過公司的內(nèi)部差旅計劃進(jìn)行預(yù)訂。
GBTA對差旅經(jīng)理的一項(xiàng)調(diào)查顯示，平均算來，22%的商務(wù)旅行沒有通過企業(yè)的差旅計劃進(jìn)行預(yù)訂。這可能意味著出差者就不能獲得公司與航空公司協(xié)商好的折扣，而企業(yè)也不能從這些出行中獲得航空公司、酒店和其他服務(wù)機(jī)構(gòu)的積分。此外，如果出現(xiàn)了緊急情況，公司可能不知道去哪里找你。萬一交通出現(xiàn)中斷，你的商旅代理人也無法為你重新預(yù)定或是更改行程。
8. 在出行前做好準(zhǔn)備工作。
差旅經(jīng)理建議大家要走走酒店的火災(zāi)逃生通道，這樣你才知道在緊急情況下該走哪條路。他們建議出行者要對目的地進(jìn)行研究，以了解如何從機(jī)場去酒店以及四處逛逛的安全方式。
亞特蘭大第一數(shù)據(jù)公司(First Data Corp.)的差旅經(jīng)理帕姆·麥克蒂爾(Pam McTeer)說，“人們在陌生的城市中常會盲目地瞎走。”她建議要保證有人知道你隨時的行蹤，即使是坐出租車去開會也要讓人知道。
9. 利用機(jī)場的休息室。
每當(dāng)接到受困機(jī)場的人打來的電話時，西雅圖Wireless Advocates LLC公司的差旅經(jīng)理羅伯特·韋德(Robert Wade)首先會提醒他們深呼吸放松一些，然后會問他們情況有多糟糕。他對受困者首先提出的建議就是去休息室。這樣一來，你不但可以避開登機(jī)門或票務(wù)處的長隊(duì)，還可以找到更多幫助。那些坐在休息室辦公臺后的航空公司員工都是擅長解決問題的經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。
韋德說，“花40美元買一張一日通票，你就能找到那些擁有最豐富經(jīng)驗(yàn)的人，然后你就能去喝杯啤酒了。”
10. 加入“全球旅行快速通關(guān)”(Global Entry)項(xiàng)目和“預(yù)檢”安檢程序。
“全球旅行快速通關(guān)”項(xiàng)目收取100美元費(fèi)用，并要對你進(jìn)行背景調(diào)查，通過審查后你便可省掉入境美國時在美國海關(guān)與邊境保護(hù)局(Customs and Border Protection)排隊(duì)的麻煩。
一旦被認(rèn)證為“可靠旅客”，加入該項(xiàng)目的美國公民便可注冊預(yù)檢程序。當(dāng)預(yù)檢程序可用而且你也獲得許可使用時，那感覺真是好極了。你可以留下包里的液體和電腦，還不用脫掉自己的外套、鞋子和皮帶，只需走過一臺金屬探測儀即可。
旅客們非常喜歡這項(xiàng)計劃，盡管許多人抱怨即使他們獲準(zhǔn)加入了該計劃，他們?nèi)匀徊荒艹３＠盟４_實(shí)，美國運(yùn)輸安全管理局(Transportation Security Administration, 簡稱“TSA”)稱為了保證安檢的不可預(yù)測性，他們有時候會讓預(yù)檢旅客去接受常規(guī)安檢。TSA的預(yù)檢程序所檢查的旅客人數(shù)之前剛達(dá)到了200萬關(guān)口，目前這項(xiàng)程序在19個機(jī)場可用。該機(jī)構(gòu)預(yù)計在今年年底前在35個機(jī)場實(shí)施這一程序，并在明年進(jìn)一步增加此類機(jī)場的數(shù)量。
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