三個(gè)方法讓開會(huì)更有效率

因?yàn)槊總€(gè)人負(fù)責(zé)的事情非常具體，所以工作的大部分時(shí)間都陷入了溝通。但是你也會(huì)發(fā)現(xiàn)，即便是一天的會(huì)議下來，你幾乎沒有感受到任何會(huì)議的成效，很多時(shí)候， 你會(huì)覺得自己是會(huì)議中的局外人，只聽到和看到個(gè)別幾個(gè)人喋喋不休的爭(zhēng)論而已。當(dāng)然，會(huì)議還會(huì)給你帶來一個(gè)你最不想要的結(jié)果，就是因?yàn)殚_會(huì)耽誤了你每天必須 完成的工作，你還必須加班完成。有的時(shí)候，我甚至戲謔我的一些經(jīng)常開會(huì)的朋友，為"會(huì)長(zhǎng)"。

其實(shí)開會(huì)也是涉及時(shí)間管理，讓會(huì)議時(shí)間縮短，也是讓會(huì)議更有成效。拖沓的會(huì)議，其實(shí)是對(duì)所有參會(huì)者時(shí)間的蔑視，同時(shí)，也會(huì)極大降低以后開會(huì)的熱情和效率。

1、設(shè)定一個(gè)專門的、詳細(xì)的日程安排

通常，會(huì)議會(huì)設(shè)定一個(gè)主題，希望交流都是有關(guān)這個(gè)主題的。這也導(dǎo)致了一場(chǎng)永遠(yuǎn)不會(huì)結(jié)束的開放性討論。建議在會(huì)議開始前，準(zhǔn)備一頁日程，上面有要討論項(xiàng)目的 幾個(gè)簡(jiǎn)單要點(diǎn)。最佳實(shí)踐是為一個(gè)公司或者部門創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議日程模版。這樣一來，安排會(huì)議的任何人可以快速、用統(tǒng)一的模式創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議日程。

在會(huì)議的開始，這個(gè)日程應(yīng)該被快速討論和認(rèn)定。當(dāng)團(tuán)隊(duì)的需要超過嚴(yán)格執(zhí)行日程的需要時(shí)，人們要有一定的靈活性來調(diào)整這個(gè)日程。每一個(gè)討論都要有一定的時(shí)間限制。你也會(huì)驚訝?zhēng)缀趺看斡懻摱荚跁r(shí)間框架內(nèi)完成，因?yàn)槿藗儠?huì)組織他們的談話，限制在被允許的時(shí)間范圍內(nèi)。

當(dāng)你在預(yù)定的時(shí)間結(jié)束前1-2分鐘，給一個(gè)提示。

2、只邀請(qǐng)你真正需要的人參加

你想象，如果一個(gè)會(huì)議要公司6個(gè)高層執(zhí)行者參加，將花費(fèi)公司每小時(shí)上百美元。如果會(huì)上只有最多兩個(gè)人參與更多交流，那么大多數(shù)前等于扔到馬桶里。相應(yīng)地，沒有參與到交流的人會(huì)有嚴(yán)重的受挫感，并且生氣他們的時(shí)間被浪費(fèi)。

建議在給會(huì)議做日程時(shí)，只是列上每個(gè)這個(gè)項(xiàng)目絕對(duì)需要參加的人。如果不是每個(gè)人需要參加所有日程討論，安排討論使他們可以和最有可能的人，允許他們名字不在其上的人離開。通過這樣的方法，他們將被激勵(lì)使自己的談話盡量縮短，也可以讓他們盡快返回工作。

3、創(chuàng)建一個(gè)結(jié)構(gòu)化的結(jié)束

很多時(shí)候人們?yōu)榱吮ＷC在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成既定動(dòng)作，總是會(huì)將原訂的時(shí)間適當(dāng)縮短一些，因?yàn)樗麄冎廊藗兛傁矚g拖堂。

建議安排一種結(jié)束流程，在接近結(jié)束的時(shí)候，用一些有標(biāo)志性的問題來結(jié)束會(huì)議。比如，用一句話表述，你今天在這個(gè)會(huì)議的最大收獲是什么?用一句話，什么是你認(rèn)為下次會(huì)議要討論的主題?用一個(gè)詞或者短語，描述你對(duì)這個(gè)會(huì)議有怎樣的感受?

通過設(shè)立這樣的結(jié)束架構(gòu)，你會(huì)對(duì)與會(huì)者心理設(shè)定一個(gè)會(huì)議結(jié)束的期望，包裝是簡(jiǎn)單的。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)設(shè)置里，無論誰負(fù)責(zé)這個(gè)會(huì)議都能指導(dǎo)同樣的流程，并為將來的日程項(xiàng)目做筆記。要提早退席的人在離開之前，可以花兩分鐘進(jìn)行分享。

建立一個(gè)高效的會(huì)議不難，但是需要花一些規(guī)劃，愿意讓你的同事都參與。進(jìn)行討論的最好時(shí)間是當(dāng)你在下次馬拉松會(huì)議上看到他們沮喪的表情。