在跨地域進(jìn)行設(shè)計(jì)的狀況下使用電子郵件方式與設(shè)計(jì)同步有何區(qū)別？
[導(dǎo)讀]多年來(lái)，設(shè)計(jì)流程已經(jīng)發(fā)生了重大的變化。曾經(jīng)只需一個(gè)設(shè)計(jì)人員在信封背面即可完成的工作，現(xiàn)在卻需由許多不同設(shè)計(jì)人員組成的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。這些設(shè)計(jì)人員會(huì)使用多種設(shè)計(jì)工具，而且有可能來(lái)自不同的工作在地點(diǎn)。這種
多年來(lái)，設(shè)計(jì)流程已經(jīng)發(fā)生了重大的變化。曾經(jīng)只需一個(gè)設(shè)計(jì)人員在信封背面即可完成的工作，現(xiàn)在卻需由許多不同設(shè)計(jì)人員組成的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。這些設(shè)計(jì)人員會(huì)使用多種設(shè)計(jì)工具，而且有可能來(lái)自不同的工作在地點(diǎn)。這種新的工作流程創(chuàng)造出了一些真正創(chuàng)新且引人注目的產(chǎn)品，但也給現(xiàn)代產(chǎn)品設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了重大挑戰(zhàn)——如何有效地協(xié)同工作。
良好的合作對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)是至關(guān)重要的，能夠幫助他們高效地工作、縮短開(kāi)發(fā)時(shí)間、如期發(fā)布產(chǎn)品、實(shí)現(xiàn)成本目標(biāo)。它也是決定一個(gè)公司以及它的產(chǎn)品成功與否的關(guān)鍵因素。
高效地合作需要所有身處各地的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員（無(wú)論是孟買的制造廠，還是斯圖加特和圣地亞哥的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，甚至是在希臘群島度假的項(xiàng)目總監(jiān)）能夠在共享和受控條件下訪問(wèn)查看、討論和使用設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。這樣一來(lái)，公司中的每個(gè)人員都可在同一時(shí)間使用同一模型進(jìn)行工作。
換句話說(shuō)，在美國(guó)和中國(guó)的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以同時(shí)處理相同的數(shù)據(jù)，而不必浪費(fèi)時(shí)間去琢磨其他的團(tuán)隊(duì)成員正工作在哪個(gè)版本的數(shù)據(jù)上。但是，分布各地的設(shè)計(jì)人員可能在進(jìn)行同一項(xiàng)設(shè)計(jì)，如何保證他們?cè)L問(wèn)相同的數(shù)據(jù)呢？
通過(guò)電子郵件實(shí)現(xiàn)合作？
團(tuán)隊(duì)成員之間共享數(shù)據(jù)的典型方式是使用電子郵件，這種情況相當(dāng)令人擔(dān)憂。49%的電子產(chǎn)品制造商都表示：他們每天都需要轉(zhuǎn)換很多次的生產(chǎn)線或機(jī)器，從一種生產(chǎn)作業(yè)轉(zhuǎn)換到另一種生產(chǎn)作業(yè)。通過(guò)電子郵件、跨多個(gè)地點(diǎn)管理數(shù)據(jù)，難度會(huì)極大。
用不了多久，就會(huì)出現(xiàn)混淆或版本不匹配的現(xiàn)象。試想多名工程師參與同一項(xiàng)設(shè)計(jì)，一名工程師修改了數(shù)據(jù)，并將它傳達(dá)給其他成員，其他成員也會(huì)作出修改并返回設(shè)計(jì)內(nèi)容。在很短時(shí)間里，電子郵件中就會(huì)出現(xiàn)多個(gè)設(shè)計(jì)版本，任何人都不清楚哪個(gè)才是最新版本，也無(wú)人知道誰(shuí)在做什么？
版本控制可以解決上述問(wèn)題。它能幫助工程師快速判斷一個(gè)設(shè)計(jì)版本是最終版本，還是正在修改的版本。它只能解決設(shè)計(jì)階段文件的版本控制，卻并不能實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)發(fā)布的版本控制。如今，設(shè)計(jì)發(fā)布的版本控制通常是手動(dòng)操作的，利用紙質(zhì)的檢查表來(lái)確認(rèn)一個(gè)設(shè)計(jì)版本是否可以最終交付。
不幸的是，電子郵件解決方案中沒(méi)有合適的發(fā)布和設(shè)計(jì)版本控制措施，因此會(huì)產(chǎn)生一系列隱含問(wèn)題。例如，開(kāi)發(fā)預(yù)算超支、錯(cuò)過(guò)發(fā)布日期、浪費(fèi)時(shí)間尋找共享的數(shù)據(jù)等。由許多人員（這些人員可能身處各地）組成的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要更有效的解決方案來(lái)共享和控制他們的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
去掉額外的開(kāi)銷
使用電子郵件共享設(shè)計(jì)文件的工程師和項(xiàng)目成員們現(xiàn)在有了另外的選擇。就是：使用基于角色的配置管理和產(chǎn)品發(fā)布的解決方案，同步來(lái)自各地的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
使用這種方法，整個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以實(shí)現(xiàn)跨越地域地?zé)o縫溝通，同時(shí)還能消除由于數(shù)據(jù)完整性問(wèn)題引起的各種錯(cuò)誤。訪問(wèn)同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)可以保證每個(gè)工程師都工作在的正確版本文件上。由于他們?cè)诘谝粫r(shí)間就能獲得正確的設(shè)計(jì)內(nèi)容，從而可以減少開(kāi)發(fā)時(shí)間、節(jié)約成本。
基于角色的配置和產(chǎn)品發(fā)布管理解決方案本質(zhì)上是使用統(tǒng)一的電子設(shè)計(jì)環(huán)境和Vault技術(shù)，同時(shí)結(jié)合關(guān)鍵的設(shè)計(jì)和管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)、高產(chǎn)出的設(shè)計(jì)流程方法（圖1）。統(tǒng)一的電子設(shè)計(jì)環(huán)境提供了內(nèi)置的數(shù)據(jù)管理、版本控制支持、以及先進(jìn)的圖形化系統(tǒng)，可以現(xiàn)切實(shí)、高效地協(xié)同工作。Vault技術(shù)作為精細(xì)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)庫(kù)（圖2）?！?
圖一、通過(guò)在細(xì)微層面的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理，身處各地的每一位團(tuán)隊(duì)成員都能真實(shí)、準(zhǔn)確地了解到整個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的生命周期狀態(tài)和版本歷史。發(fā)布檢查表和搜索電子郵件歷史記錄的工作方式已經(jīng)作古。
基于角色的工程內(nèi)容管理系統(tǒng)的另一個(gè)重要功能是，它能夠除了設(shè)計(jì)版本控制以外的發(fā)布版本控制。發(fā)布到Vault的自動(dòng)流程中會(huì)檢查所有的設(shè)計(jì)，不必再使用檢查表手動(dòng)對(duì)照。如果一切都正確，這些內(nèi)容就被放入集中存儲(chǔ)的Vault中。工程師可以放心地從Vault中提取整個(gè)設(shè)計(jì)或者某個(gè)設(shè)計(jì)要素。這對(duì)于識(shí)產(chǎn)權(quán)（IP）無(wú)處不在的大公司尤其重要。他們可以使用Vault安全、方便地管理他們知識(shí)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)和歷史。
在設(shè)計(jì)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)不同地域的工程師使用同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)任何公司都非常重要。事實(shí)上，2011年阿伯丁集團(tuán)的一份報(bào)告顯示：一流的設(shè)計(jì)公司會(huì)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手要高出73%的意愿去維護(hù)單一的產(chǎn)品定義，其中各種角色可以根據(jù)定義查看到設(shè)計(jì)的不同部分。
選擇使用數(shù)據(jù)同步，對(duì)于設(shè)計(jì)公司的好處頗多。它簡(jiǎn)化了設(shè)計(jì)過(guò)程，提高了產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)效率。公司可以做到：
● 實(shí)現(xiàn)90％的成本目標(biāo)
● 90%的產(chǎn)品可如期發(fā)布
● 在兩年時(shí)間里，將印刷電路板（PCB）開(kāi)發(fā)時(shí)間減少22%
● 在設(shè)計(jì)發(fā)布時(shí)，實(shí)現(xiàn)89%的質(zhì)量目標(biāo)
結(jié)論
分散在多個(gè)地點(diǎn)的工程師借助電子郵件共享設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，例如：開(kāi)發(fā)預(yù)算超支、錯(cuò)過(guò)發(fā)布日期、以及浪費(fèi)大量時(shí)間尋找共享數(shù)據(jù)等。
現(xiàn)代公司的設(shè)計(jì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都是由許多人員組成的，而且這些人員可能身處不同的地點(diǎn)，因而該傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)管理方法已經(jīng)不適用了。要想在當(dāng)今的設(shè)計(jì)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)高效合作，需要在不同地點(diǎn)使用同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
幸運(yùn)的是，一種新的方法——基于角色的配置管理和產(chǎn)品發(fā)布的解決方案能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)。工程師們可以使用集中的數(shù)據(jù)保險(xiǎn)庫(kù)——Vault來(lái)共享他們的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，包括發(fā)布和設(shè)計(jì)相關(guān)的版本控制信息。
然而，該解決方案的未來(lái)變化會(huì)允許工程師通過(guò)復(fù)制/粘貼的方式有序地將數(shù)據(jù)從一個(gè)Vault轉(zhuǎn)移到另一個(gè)Vault中。雖然這個(gè)解決方案還在發(fā)展和完善中，但有一點(diǎn)可以肯定的：公司是否選擇這個(gè)解決方案最終可能決定它能夠成為一個(gè)一流的公司，還是被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手甩在后面。
良好的合作對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)是至關(guān)重要的，能夠幫助他們高效地工作、縮短開(kāi)發(fā)時(shí)間、如期發(fā)布產(chǎn)品、實(shí)現(xiàn)成本目標(biāo)。它也是決定一個(gè)公司以及它的產(chǎn)品成功與否的關(guān)鍵因素。
高效地合作需要所有身處各地的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員（無(wú)論是孟買的制造廠，還是斯圖加特和圣地亞哥的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，甚至是在希臘群島度假的項(xiàng)目總監(jiān)）能夠在共享和受控條件下訪問(wèn)查看、討論和使用設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。這樣一來(lái)，公司中的每個(gè)人員都可在同一時(shí)間使用同一模型進(jìn)行工作。
換句話說(shuō)，在美國(guó)和中國(guó)的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以同時(shí)處理相同的數(shù)據(jù)，而不必浪費(fèi)時(shí)間去琢磨其他的團(tuán)隊(duì)成員正工作在哪個(gè)版本的數(shù)據(jù)上。但是，分布各地的設(shè)計(jì)人員可能在進(jìn)行同一項(xiàng)設(shè)計(jì)，如何保證他們?cè)L問(wèn)相同的數(shù)據(jù)呢？
通過(guò)電子郵件實(shí)現(xiàn)合作？
團(tuán)隊(duì)成員之間共享數(shù)據(jù)的典型方式是使用電子郵件，這種情況相當(dāng)令人擔(dān)憂。49%的電子產(chǎn)品制造商都表示：他們每天都需要轉(zhuǎn)換很多次的生產(chǎn)線或機(jī)器，從一種生產(chǎn)作業(yè)轉(zhuǎn)換到另一種生產(chǎn)作業(yè)。通過(guò)電子郵件、跨多個(gè)地點(diǎn)管理數(shù)據(jù)，難度會(huì)極大。
用不了多久，就會(huì)出現(xiàn)混淆或版本不匹配的現(xiàn)象。試想多名工程師參與同一項(xiàng)設(shè)計(jì)，一名工程師修改了數(shù)據(jù)，并將它傳達(dá)給其他成員，其他成員也會(huì)作出修改并返回設(shè)計(jì)內(nèi)容。在很短時(shí)間里，電子郵件中就會(huì)出現(xiàn)多個(gè)設(shè)計(jì)版本，任何人都不清楚哪個(gè)才是最新版本，也無(wú)人知道誰(shuí)在做什么？
版本控制可以解決上述問(wèn)題。它能幫助工程師快速判斷一個(gè)設(shè)計(jì)版本是最終版本，還是正在修改的版本。它只能解決設(shè)計(jì)階段文件的版本控制，卻并不能實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)發(fā)布的版本控制。如今，設(shè)計(jì)發(fā)布的版本控制通常是手動(dòng)操作的，利用紙質(zhì)的檢查表來(lái)確認(rèn)一個(gè)設(shè)計(jì)版本是否可以最終交付。
不幸的是，電子郵件解決方案中沒(méi)有合適的發(fā)布和設(shè)計(jì)版本控制措施，因此會(huì)產(chǎn)生一系列隱含問(wèn)題。例如，開(kāi)發(fā)預(yù)算超支、錯(cuò)過(guò)發(fā)布日期、浪費(fèi)時(shí)間尋找共享的數(shù)據(jù)等。由許多人員（這些人員可能身處各地）組成的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要更有效的解決方案來(lái)共享和控制他們的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
去掉額外的開(kāi)銷
使用電子郵件共享設(shè)計(jì)文件的工程師和項(xiàng)目成員們現(xiàn)在有了另外的選擇。就是：使用基于角色的配置管理和產(chǎn)品發(fā)布的解決方案，同步來(lái)自各地的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
使用這種方法，整個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)可以實(shí)現(xiàn)跨越地域地?zé)o縫溝通，同時(shí)還能消除由于數(shù)據(jù)完整性問(wèn)題引起的各種錯(cuò)誤。訪問(wèn)同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)可以保證每個(gè)工程師都工作在的正確版本文件上。由于他們?cè)诘谝粫r(shí)間就能獲得正確的設(shè)計(jì)內(nèi)容，從而可以減少開(kāi)發(fā)時(shí)間、節(jié)約成本。
基于角色的配置和產(chǎn)品發(fā)布管理解決方案本質(zhì)上是使用統(tǒng)一的電子設(shè)計(jì)環(huán)境和Vault技術(shù)，同時(shí)結(jié)合關(guān)鍵的設(shè)計(jì)和管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)、高產(chǎn)出的設(shè)計(jì)流程方法（圖1）。統(tǒng)一的電子設(shè)計(jì)環(huán)境提供了內(nèi)置的數(shù)據(jù)管理、版本控制支持、以及先進(jìn)的圖形化系統(tǒng)，可以現(xiàn)切實(shí)、高效地協(xié)同工作。Vault技術(shù)作為精細(xì)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)庫(kù)（圖2）?！?
圖一、通過(guò)在細(xì)微層面的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理，身處各地的每一位團(tuán)隊(duì)成員都能真實(shí)、準(zhǔn)確地了解到整個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的生命周期狀態(tài)和版本歷史。發(fā)布檢查表和搜索電子郵件歷史記錄的工作方式已經(jīng)作古。
基于角色的工程內(nèi)容管理系統(tǒng)的另一個(gè)重要功能是，它能夠除了設(shè)計(jì)版本控制以外的發(fā)布版本控制。發(fā)布到Vault的自動(dòng)流程中會(huì)檢查所有的設(shè)計(jì)，不必再使用檢查表手動(dòng)對(duì)照。如果一切都正確，這些內(nèi)容就被放入集中存儲(chǔ)的Vault中。工程師可以放心地從Vault中提取整個(gè)設(shè)計(jì)或者某個(gè)設(shè)計(jì)要素。這對(duì)于識(shí)產(chǎn)權(quán)（IP）無(wú)處不在的大公司尤其重要。他們可以使用Vault安全、方便地管理他們知識(shí)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)和歷史。
在設(shè)計(jì)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)不同地域的工程師使用同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)任何公司都非常重要。事實(shí)上，2011年阿伯丁集團(tuán)的一份報(bào)告顯示：一流的設(shè)計(jì)公司會(huì)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手要高出73%的意愿去維護(hù)單一的產(chǎn)品定義，其中各種角色可以根據(jù)定義查看到設(shè)計(jì)的不同部分。
選擇使用數(shù)據(jù)同步，對(duì)于設(shè)計(jì)公司的好處頗多。它簡(jiǎn)化了設(shè)計(jì)過(guò)程，提高了產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)效率。公司可以做到：
● 實(shí)現(xiàn)90％的成本目標(biāo)
● 90%的產(chǎn)品可如期發(fā)布
● 在兩年時(shí)間里，將印刷電路板（PCB）開(kāi)發(fā)時(shí)間減少22%
● 在設(shè)計(jì)發(fā)布時(shí)，實(shí)現(xiàn)89%的質(zhì)量目標(biāo)
結(jié)論
分散在多個(gè)地點(diǎn)的工程師借助電子郵件共享設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，例如：開(kāi)發(fā)預(yù)算超支、錯(cuò)過(guò)發(fā)布日期、以及浪費(fèi)大量時(shí)間尋找共享數(shù)據(jù)等。
現(xiàn)代公司的設(shè)計(jì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都是由許多人員組成的，而且這些人員可能身處不同的地點(diǎn)，因而該傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)管理方法已經(jīng)不適用了。要想在當(dāng)今的設(shè)計(jì)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)高效合作，需要在不同地點(diǎn)使用同步的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)。
幸運(yùn)的是，一種新的方法——基于角色的配置管理和產(chǎn)品發(fā)布的解決方案能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)。工程師們可以使用集中的數(shù)據(jù)保險(xiǎn)庫(kù)——Vault來(lái)共享他們的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，包括發(fā)布和設(shè)計(jì)相關(guān)的版本控制信息。
然而，該解決方案的未來(lái)變化會(huì)允許工程師通過(guò)復(fù)制/粘貼的方式有序地將數(shù)據(jù)從一個(gè)Vault轉(zhuǎn)移到另一個(gè)Vault中。雖然這個(gè)解決方案還在發(fā)展和完善中，但有一點(diǎn)可以肯定的：公司是否選擇這個(gè)解決方案最終可能決定它能夠成為一個(gè)一流的公司，還是被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手甩在后面。
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