基于協(xié)同辦公的醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式的研究

現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)，必須有賴于醫(yī)院教學(xué)、科研、醫(yī)療和行政管理等各個(gè)層面辦公的自動(dòng)化進(jìn)程；建立統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)信息集成、溝通、協(xié)作以提高辦公效率和管理水平是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。本文圍繞醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用實(shí)踐，提出具有一定先進(jìn)性、可實(shí)現(xiàn)性的醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能模型。

隨著“數(shù)字化醫(yī)院”建設(shè)的推進(jìn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）作為醫(yī)院信息化規(guī)劃和建設(shè)的重要組成部分，逐步得到醫(yī)院管理層的重視。目前，中國(guó)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最基本的文字處理輔助，逐步向以信息快速傳遞、流程有效控制、信息充分利用為特征的協(xié)同辦公管理階段發(fā)展。通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)行，使醫(yī)院各部門工作人員方便地共享信息、高效地協(xié)同工作{3}。建立統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)已是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。

1.醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了多次變遷：第一代以數(shù)據(jù)處理為中心，注重文檔處理；第二代以工作流為中心，注重日常辦公事務(wù)的處理；第三代以知識(shí)管理為重心，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的共享和交流；而目前的第四代則逐步向協(xié)同辦公、面向應(yīng)用集成和決策支持功能的方向發(fā)展。

1.1 國(guó)內(nèi)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀和問(wèn)題

1.1.1 國(guó)內(nèi)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀 面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各醫(yī)院紛紛利用信息技術(shù)，打造自己的“數(shù)字化醫(yī)院”，從而推進(jìn)信息化建設(shè)，但要成為真正意義上的數(shù)字化醫(yī)院，必須有賴于醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等各個(gè)方面辦公的自動(dòng)化進(jìn)程。據(jù)《2008年上海市醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生信息現(xiàn)況調(diào)查與分析》中對(duì)76家上海二、三級(jí)醫(yī)院關(guān)于信息系統(tǒng)應(yīng)用狀況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在全院使用、建設(shè)、部分試用的三級(jí)醫(yī)院比例僅占62%，而二級(jí)醫(yī)院僅占51%[1]；2008年5月發(fā)表的《中國(guó)醫(yī)院信息化發(fā)展研究報(bào)告（白皮書）》也指出：目前，全國(guó)三級(jí)醫(yī)院中醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已建立的僅占20.18%，在建占9.61% [2]。數(shù)據(jù)表明，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)尚處整體起步階段，縱然有些醫(yī)院構(gòu)建了基礎(chǔ)的項(xiàng)目應(yīng)用，但開(kāi)發(fā)模式封閉，無(wú)法形成統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致應(yīng)用效率低下。

1.1.2國(guó)內(nèi)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用中的問(wèn)題：

1.1.2.1 系統(tǒng)功能單一，辦公一體化意識(shí)欠缺。目前，已建的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往關(guān)注某種單項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，在辦公流程整合上存在空白。行政辦公的過(guò)程中通常流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，一體化管理能減少重復(fù)錄入和修改，也有利于數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

1.1.2.2 與醫(yī)院HIS系統(tǒng)脫節(jié)，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。HIS系統(tǒng)最大可能地采集和匯聚了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大部分信息資源和醫(yī)學(xué)記錄，并涵蓋了各方面工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和文檔信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒(méi)有與HIS系統(tǒng)進(jìn)行“有效接入”，直接導(dǎo)致大量的重復(fù)投入與重復(fù)勞動(dòng)，耗費(fèi)了不必要的投入。

1.1.2.3 醫(yī)院行政辦公管理水平不高，數(shù)字化應(yīng)用意識(shí)和觀念不強(qiáng)。醫(yī)院行政辦公管理較多仍處于“人治”階段，缺少明晰的管理流程，隨意性較強(qiáng)。這與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)帶來(lái)的流程控制理念產(chǎn)生沖突，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用推廣受到阻礙。

1.1.2.4 辦公信息網(wǎng)上流轉(zhuǎn)帶來(lái)的安全隱患。辦公信息的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)容易引起對(duì)病毒和黑客攻擊導(dǎo)致信息失竊帶來(lái)的擔(dān)憂。辦公事務(wù)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)對(duì)信息的真實(shí)性、有效性提出更高的要求。

1.2瑞金醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

瑞金醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)歷了4個(gè)階段：1，從手工文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔；2，從人力資源系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等獨(dú)立辦公應(yīng)用的建立；3，3，醫(yī)院行政公事務(wù)的全流程信息自動(dòng)化；4，協(xié)同辦公系統(tǒng)。

1-3階段，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，注重單個(gè)工作流程的特點(diǎn)和功能，只滿足了單個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)和需求。當(dāng)前，醫(yī)院現(xiàn)代辦公越來(lái)越強(qiáng)調(diào)信息集成、溝通、協(xié)作以提高辦公效率、提升管理水平，因此，瑞金醫(yī)院建設(shè)完成了協(xié)同辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和主要任務(wù)wei利用工作流技術(shù)加強(qiáng)職能部門之間的協(xié)作來(lái)共同處理審批事務(wù)；利用現(xiàn)代通信工具電話、手機(jī)、視頻會(huì)議等加強(qiáng)交流和溝通；利用辦公日程安排、個(gè)人辦工助理為辦公人員提供便利；利用決策支持及時(shí)知曉和分析管理數(shù)據(jù)。

2瑞金醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)

2.1 瑞金醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念

2.1.1 信息網(wǎng)狀

醫(yī)院中的各種公文資料都存在著因果關(guān)聯(lián)，瑞金醫(yī)院的協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠?qū)⒘闵⒌?、看似無(wú)規(guī)律存在、沒(méi)有必然聯(lián)系的眾多信息匯聚成一張無(wú)形的“信息網(wǎng)”，由一個(gè)信息節(jié)點(diǎn)能夠引申到一條信息主線，再通過(guò)這條信息主線關(guān)聯(lián)到整體的信息網(wǎng)，使用戶能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)信息進(jìn)行由局部到全局的了解和掌握。
2.1.2 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)

行政辦公越來(lái)越重視部門與部門，部門與員工之間的協(xié)作。瑞金醫(yī)院的協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T的各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行高效整合，進(jìn)行統(tǒng)一管理，使各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)動(dòng)成為可能，保證了信息的更新與鏈接的時(shí)效性與統(tǒng)一性。
2.1.3 隨需而應(yīng)

醫(yī)院內(nèi)的信息資源是在通過(guò)“醫(yī)、教、研、人、財(cái)、物”等工作流程中產(chǎn)生的，這些資源可以按需所取，根據(jù)應(yīng)用人員的要求，迅速準(zhǔn)確地檢索到并客觀完整地匯聚在一起，沖破信息資源之間的隱性阻滯，使之為用戶的需求服務(wù)，使資源能夠得到最為充分的利用。

2.2 瑞金醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)任務(wù)

2.2.1 建立流暢的內(nèi)部通信平臺(tái)

瑞金醫(yī)院現(xiàn)已建有醫(yī)院電子郵件系統(tǒng)、醫(yī)院短信平臺(tái)，為加速院內(nèi)各類信息的傳遞提供了便捷的方式。其中會(huì)議通知、工作提醒、病人隨訪和預(yù)約確認(rèn)等多個(gè)領(lǐng)域都在內(nèi)部通信平臺(tái)上得到廣泛應(yīng)用；逐步試點(diǎn)的內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)即時(shí)通訊系統(tǒng)、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)將進(jìn)一步豐富院內(nèi)的便捷通信手段。

2.2.2 建立信息發(fā)布平臺(tái)

瑞金醫(yī)院在內(nèi)部門戶網(wǎng)站上已建立起一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如院內(nèi)公告、醫(yī)院新聞、醫(yī)院論壇等板塊，以及各職能部門子網(wǎng)站，使醫(yī)院內(nèi)各類信息在員工間得到及時(shí)和廣泛的傳播。這些信息的發(fā)布依托內(nèi)容發(fā)布平臺(tái)，使不具備專業(yè)知識(shí)的人員都可利用這一平臺(tái)完成內(nèi)容發(fā)布。

2.2.3 建立更多公共辦公服務(wù)

日程管理、聯(lián)系人管理、會(huì)議管理、車輛管理、物資申領(lǐng)、攝影圖庫(kù)等應(yīng)用都是院內(nèi)各部門日常辦公中經(jīng)常使用的工具。瑞金醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)將這些應(yīng)用進(jìn)行了整合，建立統(tǒng)一的公共辦公服務(wù)入口，為員工提供一站式的辦公服務(wù)。同時(shí)，還將根據(jù)員工自身工作需求，為其提供待辦工作列表、待閱公文列表、待讀郵件列表等個(gè)性化的辦公首頁(yè)，方便其快速處理各種業(yè)務(wù)。

2.2.4 建立專項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)

在人力資源管理、科研管理、公文收發(fā)管理、檔案管理、教學(xué)日歷管理等多個(gè)專項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域建立了網(wǎng)上辦公平臺(tái)。這些平臺(tái)為提高相關(guān)部門的辦公效率，豐富管理手段提供了幫助。如：在人力資源管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)醫(yī)院、部門、科室三級(jí)員工信息管理，建立了5000多名在職、退休員工的信息庫(kù)，集成了醫(yī)療質(zhì)量、繼續(xù)教育、科研信息（課題和經(jīng)費(fèi)）、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等績(jī)效考核內(nèi)容；在科研管理系統(tǒng)中可查閱承擔(dān)的科研課題、獲得的科研經(jīng)費(fèi)（使用經(jīng)費(fèi)卡管理）、發(fā)表的科技論文；公文和檔案管理系統(tǒng)則已實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上電子公文起草、閱讀、流轉(zhuǎn)、審批和歸檔、組卷等工作。

2.2.5 建立決策分析平臺(tái)

協(xié)同辦公系統(tǒng)還有效地整合了輔助決策平臺(tái)的主體功能，根據(jù)不同的應(yīng)用需求定制并提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)展現(xiàn)方法，包括：門診醫(yī)師到崗分析、問(wèn)題處方分析、人力資源結(jié)構(gòu)分析、門急診人次分析、出入院人次分析、病例分型分析等。并通過(guò)內(nèi)部通信平臺(tái)將數(shù)據(jù)信息推送給用戶。

3協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展的價(jià)值評(píng)估

3.1.1 有效促進(jìn)醫(yī)院管理體制的革新。使現(xiàn)有醫(yī)院中多部門、多科室之間相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)得以調(diào)整，加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)協(xié)作。橫向聯(lián)系的加強(qiáng)，有效改變了各自為政的局面，從封閉孤立的模式中解放出來(lái)，逐步向網(wǎng)絡(luò)化、一體化的模式靠攏，形成環(huán)環(huán)相扣的工作流程。各職能部門之間信息的交流、反饋、共享及時(shí)有序，積極促進(jìn)醫(yī)院管理效率和信息化建設(shè)水平的提高。

3.1.2有效促進(jìn)醫(yī)院管理成本的降低。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)可以節(jié)約大量物力成本，包括紙張、膠片和印刷費(fèi)用等，并通過(guò)改善流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，產(chǎn)生了間接的經(jīng)濟(jì)效益，有利于管理成本的最小化和服務(wù)效率的最大化，提升醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從側(cè)面提高患者對(duì)醫(yī)院服務(wù)滿意度，也有利于醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理決策水平的提高，。

3.1.3整合資源、提高決策能力。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用有助于實(shí)現(xiàn)辦公管理的一體化、嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全控制、流暢的資料檔案調(diào)用，最終實(shí)現(xiàn)辦公資料管理的整體性、有效性、安全性和可靠性，有效地優(yōu)化醫(yī)院的資源，為醫(yī)院發(fā)展提供一個(gè)高效的、便捷的、透明的數(shù)字化平臺(tái)，為提高管理人員的決策能力提供必要的技術(shù)支撐，從而提高醫(yī)院的整體運(yùn)作效率和競(jìng)爭(zhēng)能力。

4總結(jié)

現(xiàn)代醫(yī)院的行政管理越來(lái)越重視多部門之間的協(xié)作，信息的共享，管理的高效，醫(yī)院的行政管理部門是醫(yī)院各項(xiàng)政策的推行者，也是全員員工的服務(wù)者，OA建設(shè)不僅關(guān)系到一個(gè)醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，也很好的體現(xiàn)了一個(gè)醫(yī)院的行政管理水平。協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)同時(shí)對(duì)醫(yī)院管理者如何促進(jìn)醫(yī)院辦公流程化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展提出了更高的要求。通過(guò)信息共享技術(shù)、通信技術(shù)加強(qiáng)部門和員工之間的溝通渠道，將醫(yī)院的辦公資源、流程、信息有效整合起來(lái)，提供管理者信息分析、輔助決策等，為醫(yī)院的便捷、高效的行政辦公提供切實(shí)保障。建立統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展新形勢(shì)的需要，是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

1.?《2008上海市醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生信息現(xiàn)況調(diào)查與分析》；上海市衛(wèi)生局信息中心、上海市醫(yī)院協(xié)會(huì)信息管理專業(yè)委員會(huì)；出版日期：2009年7月

2.?《中國(guó)醫(yī)院信息化發(fā)展研究報(bào)告（白皮書）》；中國(guó)醫(yī)院協(xié)會(huì)信息管理專業(yè)委員會(huì)；出版日期：2008年5月

3.?明春梅、李初民、張瑜 辦公自動(dòng)化技術(shù)及其在醫(yī)院中的應(yīng)用? 解放軍醫(yī)院管理雜志 2006JUL：13（4）

作者：上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院 院長(zhǎng)辦公室 龔震曄；計(jì)算機(jī)中心 薛彥斌 朱立峰

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